回味在南宁的那些收获

于乾松

回味在南宁的那些收获


李吉仿

广西属于大西南少数民族省区，早先说欠发达地区，再谓之后发优势地区。

我交流到南宁，对这方山水有喜相逢的亲切感；心想，经济指标虽靠后，但精气神要足、管理可争优啊！公司推行ISO9000质量管理系统，旨在提升内部管理机制，关键在基层。



南宁和其他省市区兄弟单位同时起步，这是可比高下的好机遇；难题卯足劲努力干，做出彩就证明我们有先进的一面。2004年11月9日末次会上，刘总代表我们单位，少有的简短讲话，即可体现惊喜感。他先向英标公司的权威审核专家、康达信中介和我们总部陪审人员致谢，再说“将认真按照专家的建议改进管理；对专家给予很高评价，感到出乎所料。”专家的具体评价是：南宁办事处做得很不错，部门衔接沟通很好；过程控制很好，审批严格；纪录完整且检索快，保存完好；领导支持，全员积极参与体系的推行，这会对业务发展有促进作用；攻防控制做得好；内部评审做得好。




发现两个观察事项：粮油贸易总公司资产拍卖费，没按合同及时付款，与质量方针的“讲效率”有差距；有老文件没完全清出现场，审计等方面需要，要有明确标示，以免执行中出现混淆。我作为分管者，听到这一连串的“很好”，激动地带头鼓掌接受这个评审结果，全体与会员工激动的情绪，顿时达到高潮，掌声雷动。次日总部传来消息，南宁办事处在首批3个受审机构中情况最好。就是说，我们的质量管理工作，从最初的齐步走，到挤进八强，再到荣获第一。




我从2004年8月，开始介入推行质量管理，整个时段不到百日。其中还陪同外部审计一个半月。在这么短的时间里，做出得到总部首肯的效果，证明我们的管理工作，原先就有比较好的基础。愉快的是这项全新工作，大家齐心协力扎实做，获得骄人的成功。我二十年后再回忆起来，主要收获是：第一时间敏感到事情的重要性。我因出差没参加总部首次质量管理专题视频会，就特别认真地学习总裁讲话，从中得到启发。当参加公司座谈会的梁家友、何鸿雁两位汇报说，公司基本要求各办事处都参加首批认证评审。于是，我毫不迟疑地布置，抓紧申请纳入首批。技术上把住文件转换关。这是标准化管理的牛鼻子，紧抓不松。在扎实清理文件的前提下，明确分工并制订时间表。建立每周一上午，项目组例会制度，及时沟通情况、解决疑难问题；中间检查文件转换进度。




同时，除开沈总分管业务有关的文件外，其余我都一字一条地审核修改。新文件分别通过处置会、评审会、财审会等方式，集体逐条讨论把关。培训是接受新事物的捷径。请先行一步的何鸿雁先生，做质量管理专题讲座；再请各个委员会秘书长负责人备课，将新旧文件逐条比较，选出不同部分，利用最近的会议，宣讲和学习。建议全体员工，将与本岗位有关的新版文件，打印放在案头，工作中对照学习和运用。还抓住总部和中介方，负责内审的人士到桂机会，请他们为全体员工讲课，借东风吹拂八桂大地。这些培训措施，整体效果已经显现。我认为推行质量管理体系，从中高层管理者的角度看，是自律性管理行为，不是别人逼你干。因此，我的出发点就是促成员工，主动推行并积极参与。




而且，不做形式主义的东西。如内部评审会实在做；不怕起点低，只求务实做。这里有个值得特别提到的安排，就是年初公司审计部抽调何鸿雁先生，参与总部质量管理项目办公室的工作，是个最好的人力准备。好事成双。国家审计署卷起的“审计风暴”，成为推行质量管理的动能。公司总部对配合审计署审计，提到年度工作重点的高度。我们对自身工作的基本估价是：可能存在小问题，但没违纪违法的大问题。党委明确我负责迎审工作。审计时段只包含我3个月的在桂工作，我一直严于律己，自信满满。作为一项比较棘手的事情，以十分认真的态度对待，就有好办法做。而且，这直接有助于推行质量管理项目。我主动分析内审部人员特点，负责人老实、工作方法少点，好心表达不出好意。同时，一直实行从严治司，或许个别人有自危心理。




基于以上判断，我自定工作目标，不是如何把关，而是搭建审计者与被审计者沟通的平台，以利得出客观的审计结论。采取的方法是预判与步步为营相结合。审计组2004年9月14日进场，经过第一天试运行，我发现审计组有合理需要，我们服务人员没及时掌握；内审人员注意如何把关，忽略精准服务。这怎么能与审计组愉快沟通呢？对此，我立即召集改进会，议定内审负责人只负责业务审计方面的事，接待事务的处理权，完全下放到三位经办人。处理接待事务不设上限，只要服务好就行。其实上限有审计纪律8条，不需操心。这样，我们的接待工作，第二天就打开新局面。我提议出手的文字材料集权签发，都必须通过一把手过目；凡与业务相关的事情，都必须及时让分管的沈总知道。再明确曾经的过失，内部不延伸追查，只及时以制度方式改进。审计组第一次出去搞延伸审计，我们的陪同人员，出现讲话不准确、用车不妥、帮助收集材料不快等纰漏。我请接待小组的同事，抓紧写出情况反映速送刘总、沈总，引起高度重视，当即召开中层干部会，第一时间解决问题。




我在会上心平气和地分析情况，总结教训，没一点指责的意思，并且肯定有关人员的出发点好。建议大家行车中速，这不仅有安全意义，而且有配合工作的多种积极意义。语言交流注重生活方面的内容，但不询问对方。这样做合乎商务礼仪，既有沟通的效果，又没副作用。生活上服务，不仅做到当时满意，还要让审计人士事后满意。所有的服务选择权，都留给接受服务的人。譬如喝酒不过量、送站不多礼等。我考虑娱乐不仅有违纪之嫌，还有淡化细微服务的好感。因此，娱乐不列为联谊项目。最后效果很好，审计组负责人深情地评价我们的服务说，“做到无微不至啦！”其实，这都是何鸿雁、潘家生、刘龙辉三位的工作，做得十分到位，合力发挥出团队精神的效果。




回味南宁的这些收获，心里甜美，特记下来分享。


2023年8月2日整理于长沙市南元宫附近

雷光清

拜读佳作，为老师点赞！

舒中一

欣赏了。